第一章  总则

 

第一条   为规范基金会项目管理，确保基金会项目工作的效率及一致性，提高项目质量，维护基金会、捐赠人和受益人的合法权益，更好地实现基金会的使命和战略，根据《慈善法》、《中华人民共和国捐赠法》、《基金会管理条例》，结合本基金会章程，制定本制度。

第二条   基金会的使命和战略是基金会项目管理的最根本依据。基金会开展和实施的具体项目、活动的策划、设计、实施、管理，要在保证符合基金会使命和战略的前提下，同时符合本制度的相关规定。

第三条   理事会是项目管理的决策机构。项目管理部门应当按时制定年度公益项目计划，并报请理事会审议。 

第四条   项目经费的管理和使用应当符合本基金会财务制度。

第五条   本制度包括项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目信息的管理。

 

第二章 项目立项管理

第六条   立项原则

项目的立项与管理须符合基金会的宗旨和业务范围，基本立项应遵循以下基本原则：

（一）与基金会发展战略、基金会章程、国家相关政策的符合性；

（二）基金会人、财、物等资源对项目的可支持性；

（三）优先考虑基金会重点关注的目标人群，扶持艺术发展，传播正向理念；

（四）充分尊重捐赠方或项目合作方意愿；

（五）综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第七条   立项规定

项目可由基金会自主发起和设计，也可由基金会按捐赠方或项目合作方意愿发起和设计。

（一）基金会自主制定项目的立项规定：

1.  由基金会秘书处负责制定项目计划书和项目实施方案；

2.  项目计划书和项目实施方案，报请专家委员会讨论评估，通过后形成项目评估意见；

3.   项目计划书和项目实施办法及项目评估意见经理事长审批后，报理事会审议通过。

（二）资助型项目的立项：申请方应提交项目立项报告，内容包括：项目名称、项目背景、项目内容、项目目标、预期效果、项目预算等。项目评审应当经过充分的可行性论证或必要的实地调研，涉及专业领域的，必要时可请有关专家协助；

（三）按捐赠人意愿的立项规定：

1.   捐赠者有明确意愿及指定用途，并符合本会章程宗旨的项目可直接立项；

2.   捐赠者无明确受赠对象的，由基金会向捐赠者提供建议供选择；

3.   捐赠者不愿明确指定用途的，其捐赠款列入基金会自主立项项目；

第八条 立项程序

（一）通常情况下，项目立项须经过以下管理流程：项目立项动议 → 项目立项调研 → 项目设计 → 项目立项评估 → 批准项目立项。

  （二）经过项目立项调研、设计环节，最终形成《项目实施方案》，主要内容包括：

 1.  项目区、项目受益人和项目资助方式及标准；

 2.  项目实施目标、步骤和项目传播方案等；

 3.  项目操作机构的构成、项目实施和管理流程。

 （三）项目立项评估由秘书处组织，项目评审应当经过充分的可行性论证或必要的实地调研，涉及专业领域的，必要时可请有关专家协助。

 

第三章 项目实施管理

 

第九条   在项目实施中凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务，均须签订合约，以规范当事人的行为，并保障本会和项目合作者、参与者的合法权益。

第十条   项目执行

（一）项目实施前要编写项目实施方案，重大项目实施方案须报理事会审议；

（二）实行项目责任管理制度，配备专职人员，行使项目管理职责；

（三）项目批准后，由合作机构或者基金会的项目负责人负责执行。合作机构实施的项目，由合作机构和基金会共同进行监测；基金会本身执行的项目，由该项目的负责人进行项目监测；

（四）项目负责人负责项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行；

（五）秘书处协调处理项目实施中的问题，向理事会汇报项目实施进展及完成情况，重大事项及时向理事会报告；

（六）制订项目年度计划及预算，报理事会批准；项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不因此而限制项目的实施与发展；如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整，并报理事会批准后执行；

（七）项目相关方须严格遵守相关保密规定（或按照具体的项目协议约定承担保密义务）：不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目内容；不得泄露评议及评审过程中的情况和未经批准公示的评审结果。

第十一条   项目调整和变更

（一）如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整，而导致项目目标、活动和其他内容发生重大变化，需报基金会审核批准；

（二）项目实施过程中，在必要情况下可以对项目内容和预算进行修改，但应符合以下基本程序和原则：

1. 预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费、人员费用或购置机构固定资产；

2. 项目变更审批流程同项目审批流程；

3. 合作机构须提前10个工作日向基金会提出书面申请，经基金会审核批准后执行；

4. 如项目时间发生变更，时间延长3-6个月，由秘书长决定是否中止项目或批准变更。当时间延长6个月以上的，续报理事长决定是否中止项目或批准变更；

5. 如项目预算发生变更的，在同一项目产出项下，预算变更不超过原预算10%或20000元人民币（采取就低原则），由合作机构自行变更，无需向基金会申报；如同一产出项下，预算变更超过原预算10%或20000元人民币，而不大于原预算20%或 40,000元人民币，由基金会项目负责人审批；同一产出项下，预算变更大于原预算20%或40,000元人民币但不超过基金会全年总预算5%的，由秘书长审批；有更大变更的依据财务审批权限，由理事长或提交理事会审批。

第十二条   项目完成

（一）项目实施完成后，该项目的负责人应当在对项目的评估和总结基础之上，制定《项目总结报告》，提交基金会负责人审核；秘书处应当对《项目总结报告》的财务部分进行审核，后交秘书长审批存档；

（二）项目完成之后，基金会该项目的负责人和秘书处共同对项目资金进行清算，并完成《项目财务报告》，与《项目总结报告》同时归档；

（三）重大项目要向理事会提交客观详尽的总结报告，理事会要进行检查验收，组织绩效评估。

第十三条   项目非正常中止处理

（一）如果出现以下情况，基金会将考虑单方面中止项目的执行：

1. 项目实施单位获得其他方对项目的资助而不告知基金会的；

2. 项目实施单位未能如期向基金会递交报告；

3. 项目实施单位提交虚假内容的项目报告；

4. 项目实施单位提交虚假内容的财务报告和原始单据；

5. 项目实施单位拒绝配合财务审计；

6. 项目实施单位未能按照项目计划书实施项目的；

7. 项目实施单位未根据项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的；

8. 项目实施单位项目未按期完成，或项目计划未征得基金会同意擅自发生重大变更；

9. 项目实施单位项目活动质量异常低下，在基金会组织的检查、审计中暴露了项目的较重大问题的；

10.项目实施单位未能提供配套资金或人力资源；

11. 其他使项目不能实施的外在因素。

（二）如基金会项目负责人在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，基金会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款；

（三）对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，基金会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。

 

　第四章 项目资金管理

 

  第十四条   基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据批准的项目立项报告、实施方案和年度计划，编制年度项目经费预算，依据权限范围由基金会《财务管理制度》规定的审批权限批准后执行。

  第十五条   资金使用原则：量入为出、节约审慎。

  第十六条   基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、评估与验收结果，向项目实施单位拨付项目资金，项目实施单位向基金会提供合法有效的发票。

第十七条   基金会应对项目负责人及项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计，并向秘书处和理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。

  第十八条   基金会应在与项目实施单位签署的项目合同中约定，项目中期、终期拨款前，项目实施单位须提交项目及财务阶段性或项目完结报告，基金会秘书处做出评估意见后，提请付款申请进行拨款。

第十九条   项目资金的管理和使用应接受上级财政部门、业务主管部门、登记管理机关和基金会监事会（监事）的检查与监督，项目实施单位应积极配合并提供有关材料。

 

第五章 项目评估管理

第二十条   项目结束后，经基金会专家委员会对项目进行评估后，形成项目总结与评价意见，终期评估的内容主要包括项目目标和产出的完成情况、项目的社会影响及机构资金使用情况和项目管理成效等，总结项目优缺点，评价项目效果，指导后续项目的开展。

  第二十一条   项目的最终评估结果将作为合作机构下一次申报项目资格审查或者形成新的项目的重要依据。

  第二十二条   项目调整应根据项目实施情况、项目评估的意见和建议，对项目执行、项目管理进行适当调整，并出具项目调整方案。

  第二十三条   因国家政策、捐赠市场和项目受益人需求变化等原因，造成项目无法继续推进时，应及时终止该项目。

  第二十四条   项目调整与终止审批权限为秘书处。

 

第六章 项目信息管理

  第二十五条   基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行制度化、常态化管理。

  第二十六条   项目负责人应督促项目实施单位，确保项目数据及时准确提供，并适时对项目数据信息存档、分析并形成报告，上报基金会。

  第二十七条   项目实施单位要及时、完整为基金会收集、整理、提供项目实施过程中的相关图片、视频及文字材料。

第七章  附 则

　　第二十八条   本制度经理事会审议通过后执行。
　　第二十九条   本制度自颁布之日起执行。

第三十条   本制度解释权归北京王式廓艺术基金会理事会。